Volle Hörsäle, angeregte Gespräche und viele Fragen, die weit über das Programm hinausreichten: Vom 16. bis 17. September 2026 kamen mehr als 130 Teilnehmende aus 98 Organisationen zur evasys-Tagung nach Karlsruhe. Gemeinsam diskutierten wir, wie sich Befragungen und Evaluationen weiterentwickeln, welche Möglichkeiten Künstliche Intelligenz eröffnet und was Anwender*innen für ihre tägliche Arbeit mit evasys benötigen.
Dabei lebte die Tagung nicht nur von den Themen auf der Bühne. Ebenso wichtig waren die persönlichen Begegnungen, die offenen Erfahrungsberichte und die Gespräche, die bei einem Kaffee begannen und oft erst lange nach dem letzten Vortrag endeten.
Ein sommerlicher Auftakt in Karlsruhe
Schon am Vortag der eigentlichen Tagung kamen die ersten Teilnehmenden zusammen. Bei bestem Spätsommerwetter und strahlend blauem Himmel starteten wir gemeinsam in das Rahmenprogramm.
Die Stadtführung am 15. September führte durch die Geschichte und die besonderen Ecken Karlsruhes. Zwischen Sehenswürdigkeiten und Stadtgeschichten blieb viel Zeit für erste Gespräche. Manche begegneten sich zum ersten Mal, andere freuten sich über ein Wiedersehen nach längerer Zeit.
So begann die evasys-Tagung ganz entspannt mit einem gemeinsamen Spaziergang durch die Fächerstadt. Ein passender Auftakt für zwei Tage, in denen das voneinander Lernen und der persönliche Austausch im Mittelpunkt stehen sollten.
Ein Programm mit unterschiedlichen Perspektiven
Am Morgen des 16. September füllte sich die Tulla-Halle am Karlsruher Institut für Technologie. Namensschilder wurden verteilt, Tagungsmappen durchgeblättert und bei der ersten Tasse Kaffee bekannte und neue Gesichter begrüßt. Dann öffneten sich die Türen zum Hörsaal und die evasys-Tagung begann offiziell.
Das Programm brachte unterschiedliche Perspektiven zusammen:
- Kund*innen berichteten offen von ihren Projekten, Herausforderungen und Erkenntnissen
- Das evasys-Team gab Praxisimpulse für die tägliche Arbeit und gewährte Einblicke in aktuelle Entwicklungen
- Externe Fachleute ordneten übergreifende Themen wie Future Skills, Künstliche Intelligenz und rechtliche Rahmenbedingungen ein
Diese Mischung machte die Gespräche besonders spannend. Auf der Bühne standen nicht nur fertige Lösungen und erfolgreiche Projekte. Auch Umwege, offene Fragen und Erfahrungen, aus denen andere lernen können, bekamen ihren Platz.
Befragungspraxis im Wandel
Viele Beiträge beschäftigten sich mit Fragen, die Organisationen aus ihrem Arbeitsalltag kennen: Wie lassen sich Menschen zur Teilnahme an Befragungen motivieren? Was zeichnet einen zeitgemäßen Fragebogen aus? Wie können Lehrende Evaluationsergebnisse besser einordnen und für ihre Arbeit nutzen? Und wie bleiben umfangreiche Prozesse auch bei steigenden Anforderungen handhabbar?
Die Erfahrungsberichte zeigten verschiedene Wege auf, ohne einfache Patentrezepte zu versprechen. Verständliche Fragebögen, geeignete Befragungszeitpunkte und verlässliche technische Abläufe spielten dabei ebenso eine Rolle wie die Frage, was nach einer Befragung mit den Ergebnissen geschieht.
Besonders lebendig wurden die Beiträge dort, wo neben erfolgreichen Ansätzen auch Schwierigkeiten und unerwartete Entwicklungen zur Sprache kamen. Denn gute Befragungsprozesse entstehen selten in einem einzigen Anlauf. Sie wachsen mit den Erfahrungen der Beteiligten und mit der Bereitschaft, Gewohntes immer wieder zu hinterfragen.
Künstliche Intelligenz zwischen Potenzial und Verantwortung
Kaum ein Thema bewegte die Teilnehmenden so sehr wie Künstliche Intelligenz. Am zweiten Tag war das Interesse entsprechend groß. Die Beiträge verbanden konkrete Anwendungsideen mit den rechtlichen und qualitativen Fragen, die Organisationen aktuell beschäftigen.
Im Plenum ordnete Rechtsanwalt Tobias Weigand zentrale Anforderungen an einen verantwortungsvollen KI-Einsatz ein. Dazu gehörten Datenschutz, Vertraulichkeit, Urheberrecht, Haftung und menschliche Kontrolle. Jörg Rau zeigte anschließend, wie Teams exportierte Befragungsdaten mit Excel und KI-Unterstützung aufbereiten und visualisieren können, ohne vertrauliche Daten an ein KI-System zu übertragen.
Auch die Entwicklung von KI-Funktionen in evasys stand auf dem Programm. Der Einblick in laufende Arbeiten gab den Teilnehmenden ein Gefühl dafür, wie viele Fragen zwischen einer ersten Idee und einer verantwortungsvoll einsetzbaren Funktion liegen. Datenschutz, Ergebnisqualität, Rückmeldungen aus der Praxis und menschliche Kontrollschritte müssen dabei zusammengedacht werden.
Eine Frage zog sich durch viele Gespräche: Welches konkrete Problem soll KI eigentlich lösen? Denn erst wenn das Ziel klar ist, lässt sich sinnvoll entscheiden, welche Anwendung passt, welche Daten sie benötigt und wie ihre Ergebnisse geprüft werden.
Austausch jenseits der Vorträge
Was auf der Bühne begann, wurde an vielen Stellen weiterdiskutiert. Die Tagung bot deshalb bewusst Raum für Fragen, die sich nicht in einem Vortrag oder einer kurzen Fragerunde beantworten lassen.
In den Meet-the-Expert-Sessions konnten Teilnehmende ihre individuellen Anliegen direkt mit den Fachleuten von evasys besprechen. Im Open Space bestimmten sie selbst, welche Herausforderungen und Erfahrungen sie miteinander teilen wollten. So fanden genau die Themen Platz, die den Anwender*innen im Arbeitsalltag gerade besonders wichtig sind.
Auch die Stellwände luden dazu ein, stehen zu bleiben und mitzumachen. Eine Feature-Heatmap zeigte, welche Bereiche von evasys in den vertretenen Organisationen bereits genutzt werden. An einer weiteren Station ging es darum, Reports richtig zu lesen und Kennzahlen sicherer einzuordnen. Die Themenwand für den Open Space füllte sich nach und nach mit Fragen und Gesprächswünschen.
In den Pausen setzte sich der Austausch in der Tulla-Halle fort. Neue Anwender*innen knüpften Kontakte, bekannte Gesichter trafen sich wieder und so manches Gespräch aus dem Hörsaal wanderte einfach mit zum nächsten Kaffee. Gerade diese spontanen Begegnungen machten die besondere Atmosphäre der Tagung aus.
Vom Hörsaal an die Foodstationen
Nach einem Tag voller Vorträge und Gespräche wechselte am Abend der Schauplatz. Im „The Last Meal“ in Karlsruhe kamen die Teilnehmenden erneut zusammen, diesmal ohne Vortragsfolien und Zeitplan.
Bei kühlen Getränken und verschiedenen Foodstationen ließ sich der Tag in entspannter Atmosphäre fortsetzen. Gespräche wurden weitergeführt, neue Kontakte vertieft und natürlich auch Themen besprochen, die mit Befragungen und Evaluationen einmal gar nichts zu tun hatten.
Später am Abend drehte der DJ auf. Aus dem gemeinsamen Essen wurde eine kleine Feier und schließlich wurde sogar getanzt. Damit endete der erste Tagungstag so lebendig, wie er begonnen hatte.
Einblick in aktuelle und künftige Entwicklungen
Zum Abschluss rückte der Blick nach vorn. Die Vorstellung der Produkt-Roadmap lockte noch einmal viele Teilnehmende in den Hörsaal und gab einen kompakten Überblick über die Themen, an denen das evasys-Team aktuell arbeitet.
Dabei ging es um technische Grundlagen, Wartung und Stabilität ebenso wie um neue Funktionen und Einsatzmöglichkeiten von KI. Die Teilnehmenden erfuhren, welche Entwicklungen bereits konkret geplant sind und welche Themen das Produktteam derzeit prüft.
Mindestens genauso wichtig war die andere Richtung des Austauschs. Das evasys-Team nimmt aus Karlsruhe viele Fragen, Wünsche und Ideen aus der Anwendungspraxis mit. Sie entstanden während der Vorträge, an den Stellwänden und häufig ganz nebenbei im persönlichen Gespräch. Genau diese Rückmeldungen helfen dabei, Anforderungen aus verschiedenen Blickwinkeln zu verstehen und weiterzudenken.
Viele Eindrücke, die bleiben
Nach drei gemeinsamen Tagen endete die evasys-Tagung 2026 mit vollen Notizbüchern, neuen Kontakten und vielen Ideen für die eigene Arbeit. Karlsruhe hat gezeigt, wie wertvoll es ist, wenn Anwender*innen, Fachleute und Produktentwicklung nicht nur übereinander, sondern miteinander sprechen.
Die Vorträge wurden aufgezeichnet und werden derzeit geschnitten. Anschließend stehen sie in der evasys mediathek zur Verfügung. Sobald die Videos veröffentlicht sind, informieren wir unsere Kund*innen per E-Mail.
Bis dahin bleiben die Erinnerungen an volle Hörsäle, offene Gespräche und einen spätsommerlichen Abend in Karlsruhe. Und vielleicht auch an den einen oder anderen Song, der später noch auf der Tanzfläche lief.
