Nach Vertragsabschluss begleiten wir Sie Schritt für Schritt durch Ihr evasys Onboarding. Hier erfahren Sie, welche Phasen anstehen, wann Zugänge bereitgestellt werden und wie Sie sich optimal vorbereiten.
Herzlich willkommen in Ihrem Onboarding-Prozess. Nach Ihrer Beauftragung begleiten wir Sie Schritt für Schritt vom ersten Welcome Call bis zum produktiven Start Ihres Systems.
Innerhalb von zwei Werktagen nach Vertragsabschluss melden wir uns bei Ihnen, um die zentralen Ansprechpersonen, technischen Voraussetzungen und nächsten Termine abzustimmen. Auf dieser Seite erfahren Sie, was wann passiert, welche Zugänge zu welchem Zeitpunkt entstehen und was Sie vorbereiten können.
Damit Ihr Onboarding gut starten kann, helfen bereits wenige vorbereitende Schritte. Klären Sie frühzeitig, wer intern beteiligt ist und welche Informationen für den weiteren Ablauf benötigt werden:
Legen Sie fest, wer Projektkoordination, IT und spätere Administration übernimmt.
Prüfen Sie interne Vorgaben und bearbeiten Sie den Installationsfragebogen, sobald Sie ihn erhalten.
Stimmen Sie intern ab, wer geschult werden soll und welche Personen später mit welchen Rechten im System arbeiten.
Das Onboarding folgt einem klaren Ablauf. Der genaue Zeitplan hängt von Ihrem Produkt, Ihrer technischen Umgebung und gemeinsamen Terminabstimmungen ab.
Phase 1:
Welcome Call
innerhalb von ein bis zwei Werktagen
Ablauf, Zuständigkeiten und nächste Schritte klären
Phase 2:
Technische Einrichtung und Systembereitstellung
Cloud und Hosting in der Regel innerhalb von ein bis zwei Wochen; kundeneigene IT individuell nach Abstimmung
Systemvoraussetzungen prüfen, Terminabstimmung und Systembereitstellung
Phase 3:
Training und Zugänge
Passend zur Auslieferung Ihres Systems: individuelle Abstimmung der Trainingstermine
Teilnehmende und Termine festlegen, Zugang zu Trainingssystem, Kennenlernen der Software
Der Welcome Call ist Ihr erster gemeinsamer Orientierungstermin nach Vertragsabschluss. Innerhalb von ein bis zwei Werktagen nehmen wir Kontakt mit Ihnen auf und besprechen, wie Ihr Onboarding weiter abläuft.
Im Gespräch klären wir, wer auf Ihrer und unserer Seite beteiligt ist, wie technische Einrichtung und Training zusammenspielen und welche nächsten Termine vorbereitet werden. Außerdem nehmen wir erste Fragen auf, damit offene Punkte frühzeitig geklärt werden können.
In dieser Phase stimmen wir gemeinsam mit Ihnen und Ihrer IT ab, wie Ihr System bereitgestellt wird. Bei Cloud- und gehosteten Systemen erfolgt die Bereitstellung in der Regel innerhalb von ein bis zwei Wochen nach Vertragsabschluss, sobald die notwendigen Voraussetzungen geklärt sind. Bei einer Bereitstellung in Ihrer eigenen IT-Umgebung hängt der Zeitplan stärker von internen Abstimmungen, technischen Rahmenbedingungen und Terminverfügbarkeiten ab.
Mit der Bereitstellung erhalten Sie Zugang zu Ihrem Produktivsystem. Technisch kann das System ab diesem Zeitpunkt genutzt werden. Wir empfehlen jedoch, den produktiven Regelbetrieb erst nach dem Training und einem internen Testlauf zu starten.
Sobald Ihr System bereitgestellt bzw. die Bereitstellung terminiert ist, meldet sich unser Trainingsteam. Die Trainingstermine werden individuell mit Ihnen abgestimmt. Diese orientieren sich am gewünschten Trainingsformat, der Verfügbarkeit der Teilnehmenden und den gemeinsamen Terminmöglichkeiten.
Ihr nächster Schritt: Legen Sie fest, wer am Training teilnehmen soll und welche Personen administrative Rechte oder Teilbereichsrechte benötigen.
Während und nach dem Onboarding stehen Ihnen verschiedene Unterstützungsangebote zur Verfügung. Die Übersicht zeigt, welches Angebot zu welchem Anliegen passt.
Die Onlinehilfe unterstützt Sie direkt dort, wo Sie gerade arbeiten: in evasys und evaexam. Sie bietet kontextnahe Informationen in den Menübereichen, eine strukturierte Wissensdatenbank, häufig genutzte Artikel und eine Suche nach Stichwörtern.
Über „Extras“ in evasys und evaexam erhalten berechtigte Nutzer*innen Zugriff auf hilfreiche Dokumente, technische Informationen, Tools und weitere Inhalte. Je nach Rolle können unterschiedliche Inhalte sichtbar sein.
Die evasys mediathek bündelt Lern- und Videoinhalte. Sie unterstützt dabei, Funktionen nachzuvollziehen, Wissen aufzufrischen und Themen eigenständig zu vertiefen.
evalearn ist ein optionales Lernangebot mit Trainingsvideos, Übungsaufgaben und Tests. Es unterstützt die selbstständige Einarbeitung und eignet sich auch für neue Kolleg*innen, die später hinzukommen.
Wichtig: evalearn ist nur verfügbar, wenn die entsprechende Zusatzlizenz für Ihre Organisation gebucht wurde.
In Schwerpunktwebinaren werden ausgewählte Produktthemen, Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten vorgestellt. Sie eignen sich, um Wissen zu vertiefen und weitere Nutzer*innen in Ihrer Organisation einzubinden.
Unser Support unterstützt Sie bei technischen und anwendungsbezogenen Fragen. Supportfälle werden über support@evasys.de strukturiert aufgenommen und mit einer Fallnummer versehen. So bleibt die Bearbeitung nachvollziehbar.
In den ersten Wochen nach Vertragsabschluss entstehen oft ähnliche Fragen. Die folgenden Antworten geben Ihnen eine schnelle Orientierung.