Altdaten in evaexam löschen und damit Löschfristen nachkommen

Evaexam-Administrator*innen können Nutzerkonten, die lange Zeit im System nicht mehr aktiv waren, bequem über ein neues Plug-in löschen. Auch Prüfungen, die ein gewisses Alter überschritten haben, können so gelöscht werden.

Ab sofort können alle evaexam-Administrator*innen Nutzerkonten, die lange Zeit im System nicht mehr aktiv waren, bequem über ein neues Plug-in löschen. Auch Prüfungen, die ein gewisses Alter überschritten haben, können gelöscht werden. Sie bekommen mit diesem Werkzeug die einfache Möglichkeit, Löschfristen besser und datenschutzkonform nachzukommen.

Das neue Plug-in „Altdaten löschen“ steht Ihnen im Hauptmenü „Extras“ unter dem Reiter „Plug-ins“ kostenlos zur Verfügung. Nach der Installation kann das Plug-in in evaexam im Hauptmenü „Einstellungen“ im Bereich „Werkzeuge“ abgerufen werden.

Mit Hilfe dieses Plug-ins haben Administrator*innen und – wenn erlaubt – Teilbereichsadministrator*innen die Möglichkeit, Prüfungen aus dem System zu löschen, sofern diese älter als ein definiertes Datum sind. Zudem können Nutzerkonten (Prüfer*innen, Verifikator*innen, Teilbereichsadministrator*innen) aus dem System gelöscht werden, mit denen bereits seit längerer Zeit nicht mehr aktiv gearbeitet wurde.

Weiterhin können die Prüfenden über das bevorstehende Löschen von Prüfungen bzw. Nutzer*innenkonten per E-Mail informiert werden:

  • Möglichkeit einer „Warnung“: Es wird eine E-Mail an betroffene Prüfer*innen gesendet, mit welcher über das bevorstehende Löschen der Prüfung/des Nutzer*innenkontos im System informiert wird.
  • Information über das tatsächliche Löschen: Prüfungen/Nutzer*innenkonten werden gelöscht und zugleich wird eine E-Mail an die Prüfenden versendet, in der über den Löschvorgang informiert wird.

Wird ein Nutzer*innenkontokonto gelöscht, werden auch alle dazugehörigen und ggf. enthaltenen Prüfungsdaten gelöscht.

Mithilfe dieses Plug-ins können die Löschfristen, welche im Rahmen der DSGVO bzw. eventuell im Rahmen organisationsinterner Prüfungsordnungen verpflichtend sind, eingehalten werden.

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