Deutsche Aktuarvereinigung e.V.

Die Herausforderung

Vor der Nutzung von evasys wurden Word-Vorlagen für die Befragungen verwendet und Veranstaltungsdetails in der jeweiligen Vorlage ergänzt. Darauf wurden die Beurteilungsbögen ausgedruckt, verteilt und anschließend zurückgeschickt. Sowohl die Auswertung als auch die Übertragung in eine grafische Gesamtauswertung erfolgten manuell.

Es handelte sich um jährlich mehr als 100 Aus- und 40 Weiterbildungsveranstaltungen sowie diverse Sonderformate. Der zeitliche Aufwand betrug dabei zwischen eineinhalb bis sechs Stunden. Die manuelle Bearbeitung der Umfragen war summa summarum sehr zeitaufwendig und erfolgte in der Regel zeitlich versetzt, sodass die Ergebnisse teilweise nicht mehr aussagekräftig waren. Darüber hinaus konnten Bewertungen nicht automatisiert miteinander verglichen und keine Gesamtdarstellung erstellt werden.

Die Einführung von evasys hatte das Ziel der Zeitersparnis, Fehlerminimierung, Qualitätserhöhung sowie höhere Rücklaufquoten zu erreichen als auch zeitnahes Feedback und veranstaltungsübergreifende Auswertungen zu ermöglichen. Insgesamt konnten die Ziele, die mit der Systemanschaffung verbunden waren, vollständig mit evasys erreicht werden.

Die Lösung

Die DAV entschied sich für die Einführung von evasys zur Verbesserung der Effizienz und Qualität der Befragungen. Mit evasys werden alle Phasen der Befragungen, von der Erstellung bis zur Auswertung, automatisiert. Seit der Einführung wird evasys für die Abfrage der Erwartungshaltung im Vorfeld sowie zur Bewertung der Seminare und Weiterbildungsveranstaltungen genutzt. Fachvorträge und das Rahmenprogramm der Jahres- und Herbsttagungen werden ebenfalls mit evasys evaluiert. Mitgliederbefragungen und Meinungsabfragen unter Gremien- und Vorstandsmitgliedern sowie die Vorstandswahl im Rahmen der Mitgliederversammlung werden mit evasys durchgeführt.

Ergebnisse der Zusammenarbeit

Mit der Einführung von evasys konnte die DAV eine deutliche Zeitersparnis und eine Erhöhung der Rücklaufquote erzielen. Die papierbasierten Befragungen wurden durch Onlinebefragungen ersetzt, was zu zeitnahen Auswertungen und Einsparungen von Papier führte. Die Onlinebefragungen stießen bei der technikaffinen Zielgruppe auf große Akzeptanz. Insgesamt werden pro Jahr 12.500 Fragebögen erfasst und ausgewertet. Die Anfertigung der Fragebögen erfolgt mit dem VividForms Editor oder dem VividForms Designer. Trotz des initialen Zeitaufwands überwiegen die Vorteile der Software in allen Bereichen, und die mit der Systemanschaffung verbundenen Ziele wurden vollständig erreicht.