Wie die Automatisierung von Befragungen mittels evasys die Digitalisierung im Qualitätsmanagement von Hochschulen vorantreibt

Mit der Einführung unserer Befragungssoftware evasys vereinfachten sich die Abläufe von Evaluationen der Evangelischen Hochschule Darmstadt grundlegend durch die Automatisierung von Umfragen über sämtliche Phasen des Befragungsprozesses.

In einem kurzen Interview berichtet Herr Meyer als Referent für Qualitätsmanagement und Koordinator wissenschaftlicher Weiterbildung der Evangelischen Hochschule Darmstadt über die Hintergründe zur Einführung von evasys im Kontext der Hochschul-Digitalisierungsstrategie.

Weshalb haben Sie sich für die Einführung von evasys entschieden? Was begeistert Sie besonders?

Für uns als mittelgroße Hochschule ist der Einsatz von evasys äußerst sinnvoll, da an unserer Hochschule keine enormen Kapazitäten für das Qualitätsmanagement vorgehalten werden können, um die teilweise verpflichtenden Aufgaben der Evaluation abzubilden. Evasys unterstützt uns bei der Zentralisierung des gesamten QMs (Qualitätsmanagement), die Handhabung ist durch wenige Personen möglich, sodass wir mit wenig Personalaufwand der Evaluationsordnung auf eine bessere, nachhaltigere und zentralisierte Weise nachkommen können.

An evasys begeistert uns vor allem, dass viele Abläufe im Befragungsprozess automatisiert werden können, wie bspw. der automatische Versand der Befragungen an Teilnehmende, automatische Erinnerungen, etc. Der Ergebnisversand erfolgt zeitnah nach der Befragung und mithilfe des enthaltenen Berichterstellers können wir ansprechende PDF-Reporte erstellen, die nicht nur gut aussehen, sondern auch auf einem Blick alles Wesentliche zeigen und für individuelle Zwecke aufbereitet werden können. Während Reakkreditierungen für uns vor der Einführung von evasys einen immensen Aufwand bedeuteten, liegen uns dafür benötigte Auswertungen nun mit nur einem Mausklick vor und können über einen längeren Zeitraum verglichen werden.

Welche Ziele verfolgen Sie mit der Einführung von evasys?

Neben der personellen Entlastung war es uns vor allem wichtig, Lehrenden, Studiengangsleitungen und Dekanen zeitnah Feedback zu ihren Befragungen geben zu können. Mit evasys können wir die Ergebnisse zielgruppenspezifisch aufbereiten und gezielt an die richtigen Personen verteilen. Daneben stand das Ziel, den gesamten Student Life Cycle in evasys abzubilden: Von der Eingangsbefragung bis hin zur Erstsemesterbefragung oder der klassischen Lehrevaluation und Absolvierendenbefragung – alles soll zentral in einem Evaluationstool gesteuert und verwaltet werden. Mit evasys können wir jedem Anwendungsfall unserer Hochschule gerecht werden und darüber hinaus auch die interne Qualitätssicherung abdecken. So können wir mit nur einem Tool alle Bereiche der Hochschule, ob nun Fachbereiche, die Fort- und Weiterbildung oder die Hochschule als Gesamtes, bedienen.

Für uns war es außerdem wichtig, dass die Software keine weiteren Ressourcen unserer IT beansprucht und davon losgelöst ist. Wir haben uns daher für die Cloud-Variante von evasys entschieden und sind damit sehr zufrieden, da durch das Managed Hosting Updates automatisch eingespielt werden und es laufende Virenprüfungen gibt. Besonders überzeugt hat uns unter Datenschutzgesichtspunkten, dass die Hostingserver in Deutschland stehen und eine hundertprozentige DSGVO-Konformität garantiert werden kann.

Was würden Sie Kolleg*innen anderer Hochschulen mitteilen, wenn diese sich mit der Einführung von evasys beschäftigen?

Bei uns hat sich bei der Einführung von evasys bewährt, verschiedenste Anwendungsszenarien zu schaffen und diese ausgiebig zu testen, am besten auch durch Einbeziehung der Kolleginnen und Kollegen. Darüber hinaus sollten unbedingt Mitarbeitervertretungen oder Datenschutzbeauftragte frühzeitig abgeholt und informiert werden, um mögliche Kritikpunkte gemeinsam beleuchten zu können und Lösungen dafür zu finden.

Insgesamt erhält man bei der Einführung des Systems fortlaufende und professionelle Unterstützung des evasys-Teams. Die regelmäßigen Schulungen, Handbücher und das Videoportal, die allesamt im Service inbegriffen sind, helfen uns auch weiterhin bei der Arbeit mit der Software.

Wir danken Herrn Meyer und der der Evangelischen Hochschule Darmstadt für diesen Bericht aus der Praxis.

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