Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ)

Ihrer Kreativität sind keine Grenzen gesetzt!
Hier haben wir ein paar Beispiele, was für Befragungen Sie mit evasys erstellen können:

• Lehrevaluationen
• Patient*innenbefragungen
• Organisationsbefragungen
• Mitarbeiter*innenbefragungen
• Teilnehmendenbefragungen
• Studierendenbefragungen
• Lehrendenbefragungen
• Kursauswertungen
• Bewohnerbefragungen
• Angehörigenbefragungen
• Zufriedenheitsbefragungen
• Veranstaltungsevaluation
• Seminarevaluation
• Risikomanagement

Ja, in evasys können Sie jederzeit zwischen Online- und Papierbefragungen wechseln und Ihre Befragungen auch kombiniert als Hybridbefragung durchführen. Damit haben Sie die maximale Flexibilität für Ihre Befragungsprojekte.

Mit Hybridbefragungen können Umfragen als Kombination aus Papier- und Onlineumfrage durchgeführt werden. Die Teilnehmenden erhalten sowohl einen Papierbogen als auch eine TAN (= Transaktionsnummer) und haben so die Wahl zwischen der Teilnahme an einer Papier- oder Onlinebefragung. Ist die TAN verbraucht, wird der Papierfragebogen nicht mehr ausgewertet und umgekehrt.

Bei der TAN-basierten Onlineumfrage erhält jede Person, die an der Umfrage teilnehmen soll, eine eigene TAN (= Transaktionsnummer), um sich damit in die Onlineumfrage einzuloggen. Mit der TAN wird somit eine eindeutige Berechtigung zur Teilnahme an der Umfrage vergeben. Eine losungsbasierte Umfrage hingegen ist für alle Personen frei zugänglich, die den Link zur Umfrage erhalten. Losungsbasierte Umfragen werden häufig eingesetzt, wenn ein Meinungsbild einer unbekannten Teilnehmer*innen-Gruppe eingeholt werden soll. In evasys können Sie beide Verfahren flexibel nutzen.

In evasys haben Sie eine große Auswahl an verschiedenen Fragetypen, darunter Skalafragen, offene Fragen, ICR-Fragen zur Handschriftenerkennung, Single Choice- und Multiple Choice-Fragen, Rankingfragen, Matrixfragen sowie Notenwertfragen. Zudem stehen Ihnen umfangreiche Filtermöglichkeiten, Plausibilitätschecks und die Definition von Mussfragen zur Verfügung, um komplexe Befragungsprojekte umsetzen zu können.

Ja, Ihre Fragebogenvorlage können Sie für zahlreiche Befragungen wiederverwenden. Um Ihre Befragungsprojekte höchstmöglich zu automatisieren, ist die Wiederverwendung eines Fragebogens oder bestimmter Fragengruppen sogar empfehlenswert, um neben einer hohen Zeitersparnis auch von der Vergleichbarkeit von Ergebnissen zu profitieren.

Ja, mit der Funktion Modulevaluation werden mehrere Einzelbefragungen erzeugt, die zu einem Fragebogen zusammengefasst, jedoch getrennt voneinander ausgewertet werden. Diese Funktion wird in der Praxis häufig bei Befragungen von Weiterbildungsmaßnahmen mit mehreren Referierenden oder bei Großprojekten mit mehreren Einzelbefragungen genutzt. Damit lassen sich Ihre Befragungsvorgänge deutlich effizienter gestalten.

Wir entwickeln all unsere Produkte nach dem Prinzip „Security by Design”. Das bedeutet, dass wir Datensicherheit und Datenschutz bei jedem Feature vollumfänglich berücksichtigen. Evasys verfügt über zahlreiche Methoden, um die Anonymität der Teilnehmenden einer Befragung unabhängig vom Medium sicherzustellen. Evasys-Kund*innen haben darüber hinaus Zugriff auf ein eigenes, ständig aktualisiertes Security Handbuch, in dem Fragen zu Datensicherheit und Datenschutz jederzeit beantwortet werden können. Zudem steht unsere Datenschutzbeauftragte für Rückfragen zur Verfügung. Wir sind stolz darauf, dass wir ISO-27001 zertifiziert sind, um höchste Standards in Datenschutz und Informationssicherheit zu gewährleisten.

Ja, in evasys lassen sich barrierefreie Onlineumfragen gestalten. Es gibt in evasys einen Mechanismus, der prüft, ob eine vorliegende Onlineumfrage barrierefrei nach WCAG 2.1 Level AA ist. Ist dies der Fall, wird in der Fußzeile der Onlineumfrage ein Konformitätslogo angezeigt. Um die Barrierefreiheit auch zukünftig sicherzustellen, werden unsere Onlineumfragen regelmäßig von einer externen Beraterin auf die Barrierefreiheit gemäß WCAG 2.1 AA überprüft.

Ja, mit der LTI®-Schnittstelle kann evasys in grundsätzlich jede Lernplattform (u.a. LMS/CMS) eingebunden werden. Durch die Integration werden Studierende automatisch zu Befragungen eingeladen, erinnert und damit zur Teilnahme motiviert. Lehrenden kann direkt im LMS der Zugriff auf Rücklaufquoten und Befragungsergebnisse ermöglicht werden.
Unser evasys Team unterstützt und begleitet Sie gerne bei der Integration in Ihre bestehende IT-Infrastruktur und greift hierbei auf die langjährige Erfahrung aus der Zusammenarbeit mit nationalen und internationalen Kund*innen zurück.

Ja, mit der sogenannten Data Bridge wird eine Anbindung von Drittsystemen (wie z.B. CMS), bzw. die Übernahme der Daten aus einer externen Datenquelle per ODBC-Verbindung ermöglicht. Der Import von Veranstaltungs- und Teilnehmendendaten kann damit manuell angestoßen werden.

Die Nutzer*innen-Anzahl in evaexam ist nicht limitiert, d.h. es können je nach Organisationsgröße beliebig viele Prüferkonten angelegt werden. Eine Ausnahme bildet lediglich die Starterlizenz: Als Einstiegslösung für erste Tests und Prüfungen ist sie auf 5 Prüferkonten limitiert.

Die Entwicklung all unserer Produkte richtet sich von Beginn an nach dem Prinzip “Security by Design”. Das bedeutet, dass wir Datensicherheit und Datenschutz bei jedem Feature vollumfänglich berücksichtigen. Evaexam verfügt über zahlreiche Methoden, um die Anonymität der Teilnehmenden einer Prüfung unabhängig vom Medium sicherzustellen. Darüber hinaus haben evaexam-Kund*innen Zugriff auf ein eigenes, ständig aktualisiertes Security Handbuch, in dem Fragen zu Datensicherheit und Datenschutz jederzeit beantwortet werden können. Zudem steht unsere Datenschutzbeauftragte für Rückfragen zur Verfügung. Wir sind stolz darauf, dass wir ISO-27001 zertifiziert sind, um höchste Standards in Datenschutz und Informationssicherheit zu gewährleisten.

Ja, in evaexam lassen sich barrierefreie Online-Prüfungen gestalten. Es gibt in evaexam einen Mechanismus, der prüft, ob eine vorliegende Online-Prüfung barrierefrei nach WCAG 2.1 Level AA ist. Ist dies der Fall, wird in der Fußzeile der Online-Prüfung ein Konformitätslogo angezeigt. Um die Barrierefreiheit auch zukünftig sicherzustellen, werden unsere Online-Prüfungen regelmäßig (zu jedem Release einer neuen Version) von einer externen Beraterin auf die Barrierefreiheit gemäß WCAG 2.1 AA überprüft.

Evaexam verfügt über verschiedene Schnittstellen, die einen einfachen Datenaustausch auf verschiedenen Ebenen ermöglichen: Mit Hilfe des internationalen Standards LTI® kann evaexam mit Learning Management Systemen wie z.B. Moodle, ILIAS oder Canvas interagieren. Auf diese Weise kann Studierenden z.B. der Zugriff auf Online-Prüfungen oder Online-Übungsformate per Direktlink aus der Lernplattform ermöglicht werden. Die integrierte SOAP-Schnittstelle ermöglicht zudem Datenübertragungen von oder aus Drittsystemen (CMS/LMS), so dass beispielsweise Prüfungsergebnisse für die Weiterverarbeitung abgerufen werden können.

Ja, alle Prüfungsbögen, die in evaexam erstellt werden, können sowohl für die Nutzung in Papier- als auch in Online-Prüfungen konfiguriert werden. Somit ist ein kurzzeitiger Wechsel vom Medium Papier auf das Medium Online jederzeit möglich. Prüfungen, die bereits einmal papierbasiert durchgeführt wurden, können somit auch ohne Weiteres zu einem späteren Zeitpunkt als (Online-)Übungsklausuren wiederverwendet werden.

Ja, zwar verfügt jeder und jede Prüfende in evaexam über eine eigene Fragenbibliothek, in welcher der eigene Prüfungsfragenpool verwaltet werden kann, jedoch können bei Bedarf einzelne Bereiche der Bibliothek für andere Nutzende freigeschaltet werden, so dass auch gemeinsam an Itempools gearbeitet werden kann. Natürlich können die Freigaberechte jederzeit flexibel angepasst und verwaltet werden.

Ja, sowohl für Papier- als auch für Online-Prüfungen können in evaexam bis zu 10 Varianten eines Prüfungsbogens erstellt werden. Hierbei kann flexibel gewählt werden, wie die Variantenerstellung vorgenommen werden soll: Von der Verwürfelung einzelner Antwortoptionen innerhalb einer Frage über die Verwürfelung von Fragen bis hin zur Verwürfelung ganzer Fragenblöcke bietet sich ein flexibles Spektrum an Möglichkeiten.

Ja, bereits beim Anlegen eines Prüfungsbogens kann eine Prüfung per einfachem Mausklick in einzelne Teilprüfungen untergliedert werden. Pro Prüfungsteil werden später in der Auswertung die erreichten Punkte pro Teilnehmenden angezeigt. Wenn erforderlich können zudem einzelne Prüfungsteile als relevant für das Bestehen der Gesamtprüfung gekennzeichnet werden.

Ja, verschiedene Importformate ermöglichen die Übernahme von Prüfungsfragen und/oder Prüfungsbögen aus Drittsystemen wie Moodle oder ILIAS sowie Itempools im QTI-Standard. Zudem können Prüfungsfragen über ein evaexam-spezifisches CSV-Format oder eine einfach aufgebaute Word-Datei in die Fragenbibliothek hochgeladen werden.

Ja, es lassen sich verschiedene multimediale Inhalte wie Bilder, Audioelemente oder Videoelemente in die Prüfung einbinden. Auch Formeln können über einen enthaltenen Formeleditor, der MathML- und LaTeX-Code in Grafikdateien umsetzt, integriert werden.

Der Zugang zu Online-Prüfungen kann auf vielfältige Arten erfolgen. Bei (Online-)Distanzprüfungen bietet sich die Bereitstellung des Zugrifflinks per E-Mail oder durch ein angebundenes Learning Management System an. Im Fall von (Online-)Präsenzprüfungen können die Zugänge auch in Form von TAN-Kärtchen direkt an die Teilnehmenden ausgegeben werden.

Ja, jede Online-Prüfung und Onlineübung kann über das Prüfungsdashboard vom Prüfenden live mitverfolgt werden. Im Dashboard werden alle Teilnehmenden aufgeführt und mit ihrem jeweiligen Status getrackt. Mit Hilfe farbiger Statussymbole und genauen Zeitangaben kann nachvollzogen werden, wann Teilnehmende sich in die Prüfung eingeloggt haben, wann die Prüfung zwischengespeichert wurde und ob bzw. wann sie abgeschlossen wurde. Zudem kann der Prüfende einzelne Teilnehmende über das Dashboard sperren bzw. für die Prüfung erneut freischalten.

Ja, es gibt verschiedene zeitliche Steuerungsmöglichkeiten für Online-Prüfungen, die mit evaexam erstellt werden. Zum einen kann über eine Zeitlimitierung bestimmt werden, wieviel Zeit den Prüfungsteilnehmenden für die Durchführung der Prüfung eingeräumt werden soll. Ist die Zeit z.B. auf 60 Minuten limitiert, wird die Klausur nach Ablauf der 60 Minuten automatisch geschlossen und die Daten werden an das System übertragen. Der Prüfungszeitpunkt kann zudem im Vorfeld über die sogenannten “Geplanten Vorgänge” festgelegt werden. Die Prüfung kann somit im Voraus in aller Ruhe geplant und vorbereitet werden. Erst zum definierten Prüfungsbeginn wird die Prüfung geöffnet und der Zugang für die Teilnehmenden freigeschaltet.

Insbesondere bei (Online-)Distanzprüfungen, bei denen man die Prüfungsteilnehmenden nicht wie gewohnt beaufsichtigen kann, stellt sich die Frage nach der Verhinderung des Schummelns. Hier können unterschiedliche Ansätze und Maßnahmen hilfreich sein, die auch miteinander kombiniert werden können. Neben Open-Book-Klausuren, die das Hinzuziehen von Hilfsmitteln legitimieren, kann eine straffe Zeitlimitierung (viele Aufgaben in kurzer Zeit) ein paralleles Recherchieren von Inhalten stark erschweren, bzw. Letzteres kann zu Punktverlusten resultieren, wenn nicht alle Aufgaben innerhalb der vorgesehenen Zeit beantwortet werden. Alternativ kann zudem ein sogenanntes “Proctoring” zum Einsatz kommen, also eine digitale Prüfungsbeaufsichtigung, die ähnlich wie bei einer Aufsicht in Präsenzprüfungen das korrekte Verhalten der Teilnehmenden softwaregeschützt sicherstellt (z.B. durch Screenrecording, Lock-Down-Funktionen im Browser u.Ä.). Unser Partner Proctorio stellt hier beispielsweise entsprechende Services zur Verfügung, die sich dank einer tiefen Integration mit evaexam nahtlos in den Online-Prüfungsprozess einbinden lassen. Weitere Informationen erhalten Sie im persönlichen Gespräch.

Ja, in evaexam können mehrere Notenschlüssel hinterlegt werden, so dass je nach Prüfung der passende Schlüssel ausgewählt werden kann. Sollten die Prüfungsergebnisse es erforderlich machen, kann zudem pro Prüfung der Notenschlüssel nachträglich angepasst werden, um z.B. die Bestehensgrenze zu senken.

Ja, Prüfungsdaten lassen sich einfach und schnell mit Hilfe eines CSV-Formats aus evaexam exportieren. Neben den erreichten Punktzahlen sowie der Note sind alle Informationen der Teilnehmenden, die für das Prüfungsamt benötigt werden, in der CSV enthalten, sofern die Teilnehmendendaten im Vorfeld entsprechend in evaexam hochgeladen wurden.

Ja, denn qurricula fasst alle relevanten Datenquellen in Ihrer Organisation zu einem zentralen Datenkern zusammen, welcher wiederum ideal für Ihre QM-Prozesse nutzbar ist. Dank verschiedener Schnittstellen kann qurricula somit auf alle datenhaltenden Systeme zugreifen, wozu in aller Regel auch Ihr evasys-System sowie verschiedene interne Business Intelligence Lösungen und/oder Ihr HIS zählen.

Ja, wir empfehlen unseren Kunden den Betrieb von qurricula in der Cloud. Wir nutzen ausschließlich ISO-27001 zertifizierte Server mit lokalen Standorten. In Einzelfällen kann sogar über den Betrieb im eigenen Rechenzentrum nachgedacht werden.

Mit der rollenbasierten Zugriffsberechtigung für alle Prozessbeteiligten kann die Einsicht in personenbezogene Daten eingeschränkt werden. Passwortschutz und Single Sign-On Anbindung führen außerdem dazu, dass der Zugang entsprechend limitiert ist.

Die Einführung von qurricula ist an keinen bestimmten Zeitpunkt bzw. Status im Rahmen von Systemakkreditierungsprozessen gebunden. Die Implementierung der Software nimmt erfahrungsgemäß ca. 6 Monate in Anspruch. Führen Sie qurricula vor oder während den Vorbereitungen zur Akkreditierung ein, so können Sie konzeptionelle Überlegungen für die Konfiguration Ihres persönlichen qurricula-Systems nutzen.

Für Akkreditierungsverfahren und Audits können bestehende Daten aus Studierendenbefragungen sowie Kennzahlen, wie z.B. Bewerbungszahlen, studiengangspezifisch in qurricula aufbereitet werden. So erhalten Sie eine ganzheitliche Perspektive auf all Ihre Studiengänge. Zudem sind all Ihre Qualitätsmanagementprozesse transparent dargestellt und jeder Prozessschritt mit den dazugehörigen Dokumenten, Akteur*innen und Terminen einseh- und nachvollziehbar. Sämtliche operativen Vorgänge können somit ressourcenschonend durchgeführt werden.

Ja, denn durch qurricula stehen alle QM-relevanten Informationen, Prozesse und Dokumente für verschiedene Personengruppen (QM-Stabsstelle, Prorektorat, Studiendekanat) an einer Stelle zur Verfügung und sind durch das rollenbasierte Nutzer*innenmodell für die relevanten Beteiligten einsehbar. Dies ermöglicht die kollaborative Erzeugung, Bereitstellung und Kommentierung von Dokumenten und Berichten, sodass der Bearbeitungsstand stets nachvollziehbar ist.

In qurricula stehen Ihnen umfangreiche Analysefunktionen zur Verfügung, z.B. um die Entwicklung von Qualitätsindikatoren im Zeitverlauf in Abhängigkeit von qualitätssichernden Maßnahmen grafisch darzustellen. Mittels interaktiver Dashboards können Sie mit erhobenen und zueinander in Bezug gesetzten Daten arbeiten, um ad hoc Fragen zu beantworten und Erkenntnisse daraus zu gewinnen. Zudem können interne Qualitätsberichte direkt im System erstellt und den entsprechenden Verfahrensbeteiligten schnell und einfach zur Verfügung gestellt werden.

Mit qurricula gelingt es, den Bearbeitungsstatus von studiengangspezifischen Verfahren und Qualitätsentwicklungsmaßnahmen, Auflagen und Empfehlungen hochschulweit im Blick zu behalten. Hierfür stehen Planungsfunktionen für Verantwortlichkeiten, Erinnerungsfunktionen für Fristen sowie Tools für die Zeitplanerstellung und Meilensteindefinition zur Verfügung. Verfahrenstermine können in qurricula hinterlegt werden, sodass eine automatische Terminplanung erfolgen kann. Dabei werden alle voraussichtlich stattfindenden Termine in Abhängigkeit von ihrer gewöhnlichen Abfolge und ihrem Abstand zueinander geplant.