Einweiserbefragung

Eine Einweiserbefragung ist für Kliniken ein strategisches Instrument, um systematisch Feedback von niedergelassenen Ärzt*innen einzuholen, die Patient*innen zur stationären Behandlung überweisen. Dieser Glossareintrag erklärt, was eine Einweiserbefragung ist, warum sie für das Qualitätsmanagement entscheidend ist und wie Einrichtungen im Gesundheitswesen eine professionelle Einweiserbefragung durchführen, um die Beziehung zu Einweiser*innen gezielt zu stärken.

Was ist eine Einweiserbefragung?

Eine Einweiserbefragung ist eine strukturierte Befragung von niedergelassenen Ärzt*innen, die Patient*innen in eine Klinik einweisen. Ziel einer Einweiserbefragung ist es, die Zufriedenheit der Einweiser*innen mit den klinischen Prozessen, der Kommunikation und der medizinischen Versorgung zu messen. Die Rückmeldungen liefern eine belastbare Grundlage für strategische Entscheidungen im Qualitätsmanagement und im Beziehungsmanagement zwischen ambulanter und stationärer Versorgung.

Welche strategischen Vorteile bietet eine Einweiserbefragung?

Eine Einweiserbefragung liefert wertvolle Erkenntnisse für die Weiterentwicklung von Qualität, Prozessen und Zusammenarbeit im Gesundheitswesen. Die wichtigsten Vorteile einer Einweiserbefragung sind:

1. Stärkung der Einweiserbindung

Eine Einweiserbefragung zeigt, wie Einweiser*innen die Zusammenarbeit bewerten.
Wesentliche Aspekte:

• Vertrauen und Wertschätzung: Eine Einweiserbefragung signalisiert, dass Feedback aktiv eingefordert und ernst genommen wird.
• Partnerschaftliche Beziehung: Zufriedene Einweiser*innen empfehlen Kliniken kontinuierlich weiter.
• Frühindikatoren: Eine Einweiserbefragung deckt frühzeitig Unzufriedenheit auf, bevor sie zu sinkenden Einweisungen führt.

2. Verbesserung der Prozessqualität

Einweiser*innen reagieren sensibel auf reibungslose Abläufe. Eine Einweiserbefragung zeigt konkret, wie Prozesse wahrgenommen werden.

Typische Themen einer Einweiserbefragung:

• Schnittstellenqualität: Aufnahme, Entlassung, Terminvergabe
• Kommunikation: Verständlichkeit und Schnelligkeit von Arztbriefen
• Erreichbarkeit: Zugänglichkeit von Ansprechpartner*innen

3. Steigerung der medizinischen Qualität

Eine Einweiserbefragung liefert Hinweise darauf, wie einweisende Ärzt*innen die medizinische Versorgung bewerten.

Relevante Aspekte:

• fachliche Reputation der Klinik
• Wahrnehmung der interdisziplinären Zusammenarbeit
• Zufriedenheit mit Behandlungsergebnissen

4. Fundierte Datengrundlage für strategische Entscheidungen

Eine Einweiserbefragung liefert datenbasierte Entscheidungsgrundlagen.

Dazu gehören:

• Benchmarking im Vergleich zu Vorjahren
• Priorisierung von Investitionen (zum Beispiel Erreichbarkeit, digitale Infrastruktur)
• Optimierung der Kommunikation mit Einweiser*innen

Wie läuft eine Einweiserbefragung typischerweise ab?

Eine professionelle Einweiserbefragung folgt einem klar definierten Prozess, der Kliniken eine hohe Datenqualität sichert. Die fünf zentralen Schritte einer Einweiserbefragung sind:

Schritt 1: Ziele definieren

Eine Einweiserbefragung beginnt mit klaren Zielen: allgemeine Zufriedenheit messen, Prozessschwächen identifizieren oder die Wahrnehmung einer Fachabteilung erfassen. Auch der definierte Verteilerkreis ist zentral.

Schritt 2: Fragebogen konzipieren

Ein Fragebogen für eine Einweiserbefragung umfasst strukturierte Themenblöcke (zum Beispiel Aufnahme, Behandlung, Kommunikation) und kombiniert geschlossene sowie offene Fragen. Ein kurzer Pretest stellt sicher, dass alle Fragen verständlich sind.

Schritt 3: Befragung durchführen

Eine Einweiserbefragung kann digital, postalisch oder kombiniert durchgeführt werden. Entscheidend sind ein klares Anschreiben, eine transparente Erklärung des Nutzens und ein bis zwei Erinnerungen zur Steigerung der Rücklaufquote.

Schritt 4: Daten auswerten

Die Ergebnisse einer Einweiserbefragung werden statistisch und qualitativ ausgewertet. Kliniken erkennen Trends, Schwachstellen und Stärken und gewinnen belastbare Daten für ihr Qualitätsmanagement.

Schritt 5: Ergebnisse kommunizieren

Eine Einweiserbefragung entfaltet ihren Nutzen erst, wenn Ergebnisse intern kommuniziert und Maßnahmen abgeleitet werden. Auch eine Rückmeldung an die teilnehmenden Einweiser*innen stärkt die Beziehung und schafft Transparenz.

Typische Herausforderungen einer Einweiserbefragung

Bei einer Einweiserbefragung treten häufig Herausforderungen auf, die Kliniken kennen sollten:

• geringe Rücklaufquoten
• verzerrte Ergebnisse
• fehlende Umsetzung der Maßnahmen

Eine sorgfältige Planung und ein klar definierter Verantwortlichkeitsbereich helfen, diese Hürden zu überwinden.

Lesetipp:

Vertiefende Einblicke in modernes Feedbackmanagement bietet der Beitrag „Feedbackmanagement: Strukturen für kontinuierliche Verbesserungen schaffen“. Er zeigt, wie Gesundheitsorganisationen Rückmeldungen systematisch erfassen und in wirksame Maßnahmen überführen.

Wie unterstützt evasys bei einer Einweiserbefragung?

evasys ermöglicht Kliniken die vollständige Abwicklung einer Einweiserbefragung: von der Erstellung des Fragebogens über den Versand bis zur automatisierten Auswertung. Die Software unterstützt anonyme Befragungen, komplexe Fragebögen, automatisierte Berichte und ein effizientes Qualitätsmanagement.

Häufige Fragen zur Einweiserbefragung

Wie oft sollte eine Einweiserbefragung stattfinden?

Ein Rhythmus von zwölf bis 24 Monaten ist sinnvoll, um Entwicklungen sichtbar zu machen, ohne Einweiser*innen zu überlasten.

Sollte eine Einweiserbefragung anonym sein?

Ja. Anonymität führt nachweislich zu ehrlicherem Feedback und erhöht die Qualität der Rückmeldungen.

Was ist der Unterschied zwischen einer Einweiserbefragung und einer Patientenbefragung?

Eine Einweiserbefragung fokussiert auf die Perspektive professioneller Partner*innen, während eine Patientenbefragung die Erfahrungen von Patient*innen abbildet.